APPEL A MANIFESTATION D’INTÉRÊT

Projet : « Une guinguette aux sources »

Dans le cadre de sa politique d’animation locale, la Commune de Cestas souhaite la mise en place d’une « guinguette » avec restauration et animation musicale. Elle souhaite réaliser cette opération en partenariat avec une association communale. Elle souhaite la mise en place d’une animation gratuite, accessible à tous les publics avec une restauration à tarification abordable. Une centaine de personnes est attendue sur chacune des dates

Site : Salle des sources

  • Extérieur : tonnelle et « théâtre de verdure »
  • Intérieur : le satellite, la salle du haut. La grande salle ne sera pas utilisée

Dates retenues :

  • 05 avril 2024
  • 03 mai 2024
  • 31 mai 2024
  • 05 juillet 2024

Horaires demandés :  ouverture au public de 19h à 1h du matin

A la charge de la mairie de Cestas :

  • La mise à disposition des moyens matériels
    • Raccordement électrique
    • Barrières
    • Barnums
    • Scène remorque
    • 40 tables
    • 18 mange-debout
    • 300 chaises pliantes
    • 1 camion pour le rangement du matériel
    • Des écocups dédiés à la manifestation
    • Un ensemble d’éléments de décoration (guirlandes lumineuses, nappes, etc.)
    • Bacs à sable pour les cendriers
    • Conteneurs poubelles (déchets ménagers résiduels et tri sélectif)
    • Accessibilité PMR

L’ensemble de ces moyens sera mis à la disposition de l’association chaque vendredi matin sur le site. Ce matériel devra être rangé et sécurisé par l’association à l’issue de la manifestation.

  • La prestation musicale ; La collectivité souscrira les contrats nécessaires auprès de groupes et DJ locaux pour l’animation de la soirée.
  • Une prestation de gardiennage et sécurité avec la présence d’un vigile pendant toute la durée de la manifestation
  • Information des services de gendarmerie et pompiers
  • L’ensemble de la communication en direction des usagers

A la charge de l’association

  • L’installation du matériel avant le début de la manifestation
  • Le démontage du matériel et son rangement selon les instructions de la commune à l’issue de la manifestation
  • Le nettoyage du site et des locaux utilisés à l’issue de la soirée. Le site et les locaux devront être rendus à la collectivité pour être remis à disposition d’autres usagers sans l’intervention supplémentaire des agents de la commune pour le nettoyage.
  • La fourniture de la restauration
    • La restauration proposée devra prendre en compte l’esprit « guinguette » de la manifestation
    • L’association devra proposer une gamme de restauration à petits prix à base de « snacks » ou plats complets. L’approvisionnement de l’ensemble des denrées sera à la charge de l’association.
    • Pas de restauration obligatoire pour participer à la manifestation
    • Boissons : vin, softs, bière
    • La restauration des intervenants musicaux

Dans sa proposition de partenariat, l’association devra exposer sa proposition pour la restauration ainsi que la tarification proposée qui devra être accessible pour tous les publics. L’association encaissera l’ensemble des recettes.

Elle détaillera les moyens qu’elle entend mettre en œuvre pour assurer la gestion de cette manifestation.

En cas d’annulation de la manifestation dans un délai inférieur à 48h pour un motif de force majeure, la convention de partenariat prévoira une indemnisation de l’association sur la base des frais engagés pour l’achat des denrées périssables.

Le service des affaires culturel se tient à la disposition des candidats pour toute informations complémentaire.

L’association devra faire parvenir son projet au service culturel de la mairie de Cestas avant le lundi 4 mars à 12H.